Privacyregels slaan op hol

Sinds 25 mei 2018 is een nieuwe Europese verordening van kracht over de bescherming van persoonsgegevens. Moeten de sportclubs aangesloten bij VlaS en Sportiv vzw hiervan wakker liggen?

Je zou denken van wel. Hoge boetes worden vooropgesteld voor wie de privacy misbruikt. Iedereen wordt schrik aangejaagd. Het middenveld, ook in de non-profitsector, adviseert haar verenigingen om maatregelen te nemen om zich te verdedigen tegen klachten en controles en stellen daarvoor nogal ingewikkelde tools voor. De afkortingen en juridische termen vliegen je om de oren: GDPR – AVG – GBA – DPO – datalek – gegevensregister – verwerkingsverantwoordelijke – rechtsgrond - ...

De stelling van VlaS is echter dat haar gemiddeld erg kleine clubs geen gevaar lopen. De strenge Europese verordening is er gekomen voor hoogtechnologische bedrijven die massale hoeveelheden en gevoelige persoonsgegevens verzamelen, analyseren, gebruiken, verkopen en laten gebruiken.

"Wie blijft rustig onder de recente regen van privacy-GDPR-berichten?"

Elke Vlaming weet dat zijn sportclub zijn adresgegevens bijhoudt. Daar is geen privacyverklaring voor nodig. Als sporter weet je ook dat jouw sportclub de wedstrijdresultaten bijhoudt. Dat kan niet anders want er moeten klassementen opgemaakt worden. Natuurlijk moet jouw sportclub je geslacht en leeftijd kennen om te bepalen in welke reeks je moet ingedeeld worden. Je weet als sporter dat in jouw clublidmaatschap de aansluiting bij de federatie is vervat en dat ook daarvoor je gegevens nodig zijn. En natuurlijk, als je schade hebt opgelopen tijdens het sporten, ben je blij dat in dit federatielidmaatschap ook een ongevallenverzekering is inbegrepen. Natuurlijk vragen ze je dan meer informatie over je kwetsuur. Wanneer jouw sportclub je kledijmaat opvraagt, is dat om je competitietenue te kunnen bestellen. De ouders van een 11-jarige touwtrekken willen graag geïnformeerd worden en weten dus heus wel waarom hun contactgegevens opgevraagd worden.

Wanneer ik me inschrijf voor het jaarlijkse tornooi in onze bevriende club, dan weet ik dat ze een deelnemerslijst aanleggen, anders kunnen ze de speelvolgorde niet vastleggen. Als lid van een sportclub weet je ook wie je gegevens gebruikt. Dat zijn natuurlijk de bestuursleden en de wedstrijdleider.

De Europese verordening heeft het ook over beveiligen van de bijgehouden gegevens. Echter, het gaat bij onze sportclubs niet om gevoelige gegevens zoals medische of psychische info over patiënten van ziekenhuizen of politieke voorkeur. En al zeker niet over verwerking op grote schaal. Mochten de persoonsgegevens van je krulbolclub verloren gaan door een defect en door gebrek aan back-up, dan vraag je die gewoon opnieuw op. Je ziet die mensen toch regelmatig.

Met andere woorden: geen paniek. Voor een kleine sportclub volstaat het om een tekst op te stellen over hoe je omgaat met persoonsgegevens. Bijkomend moet je deze ‘Privacyverklaring’ raadpleegbaar te maken. Je kan de tekst afdrukken en ophangen in je clublokaal, publiceren op je clubwebstek of toevoegen op je Facebookpagina onder het menu ‘Info’ - ‘Privacybeleid’ of - ‘Algemene gegevens’.

VlaS stelde een voorbeeld op voor volkssportclubs. Interesse? Op jouw vraag sturen we je dit Word-document op. Je kan die vrij aanpassen aan de situatie binnen je eigen club (vooral de in blauw weergegeven tekst kan je schrappen of aanvullen).

Wil je als volkssportbond wat meer in detail ingaan op de nieuwe privacyregels? Ook voor onze bonden hebben we een aangepaste versie. Deze omvat een tekst (de verklaring) en een aparte spreadsheet (het gegevensregister).

(HC)